Viele Arbeitgeber betrachten die Abmahnung lediglich als notwendige Vorstufe zur späteren Kündigung. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder: Nicht die Kündigung, sondern bereits die Abmahnung ist fehlerhaft.

Dabei kommt ihr eine zentrale Bedeutung zu. Eine unwirksame oder ungenaue Abmahnung kann später dazu führen, dass auch eine darauf gestützte verhaltensbedingte Kündigung vor Gericht scheitert.

Die Abmahnung muss drei Elemente enthalten

Eine wirksame Abmahnung besteht grundsätzlich aus drei Bestandteilen.

1. Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens

Der Arbeitgeber muss genau darlegen, was beanstandet wird. Pauschale Vorwürfe wie “unkollegiales Verhalten” oder “unzureichende Arbeitsleistung” reichen regelmäßig nicht aus.

Wichtig sind insbesondere:

• Datum und Uhrzeit,
• konkrete Vorfälle,
• gegebenenfalls beteiligte Personen,
• eine nachvollziehbare Beschreibung des Fehlverhaltens.

2. Aufforderung zu vertragsgerechtem Verhalten

Dem Arbeitnehmer muss deutlich gemacht werden, welches Verhalten künftig erwartet wird.

3. Warnfunktion

Die Abmahnung muss erkennen lassen, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.

Erst das Zusammenspiel dieser drei Elemente macht eine Abmahnung zu einer echten Abmahnung.

Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?

Nein.

Eine Abmahnung kann grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Schriftform nicht.

Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch nahezu immer die schriftliche Form. Denn im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber später darlegen und beweisen können, dass eine wirksame Abmahnung tatsächlich ausgesprochen wurde.

Nicht immer ist sofort eine Abmahnung erforderlich

Arbeitgeber greifen häufig vorschnell zur Abmahnung. Dabei stehen oftmals mildere Mittel zur Verfügung.

Hierzu gehören beispielsweise:

• ein klärendes Personalgespräch,
• eine Ermahnung,
• ein Hinweisgespräch,
• Coaching- oder Schulungsmaßnahmen,
• organisatorische Änderungen.

Gerade bei erstmaligen oder geringfügigen Pflichtverletzungen kann ein sachliches Gespräch häufig mehr bewirken als eine formelle Abmahnung.

Gespräche sollten dokumentiert werden

Führt der Arbeitgeber zunächst ein Personalgespräch, empfiehlt sich eine kurze schriftliche Dokumentation.

Darin können etwa festgehalten werden:

• Anlass des Gesprächs,
• besprochene Punkte,
• Erwartungen an das zukünftige Verhalten,
• gegebenenfalls vereinbarte Maßnahmen.

Ein solches Gesprächsprotokoll ersetzt zwar keine Abmahnung, kann aber später hilfreich sein, um zu belegen, dass der Arbeitnehmer bereits auf sein Fehlverhalten hingewiesen wurde.

Praxistipp

Die Abmahnung sollte nicht reflexartig eingesetzt werden. Häufig ist ein abgestuftes Vorgehen sinnvoll:

Hinweisgespräch - Dokumentation - Abmahnung - Kündigung.

Wer vorschnell abmahnt oder ungenaue Formulierungen verwendet, verschlechtert unter Umständen seine Position für einen späteren Kündigungsschutzprozess. Eine sorgfältig formulierte Abmahnung und eine saubere Dokumentation vorheriger Gespräche schaffen dagegen die Grundlage für ein rechtssicheres Vorgehen.