Viele Arbeitgeber verwenden seit Jahren dieselben Arbeitsvertragsmuster. Was gestern noch rechtssicher erschien, kann heute bereits ein Bußgeldrisiko darstellen. Seit dem 1. August 2022 kann jeder einzelne Verstoß gegen das Nachweisgesetz mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet werden.

Die Reform zeigt deutlich: Arbeitsverträge sind kein statisches Dokument. Wer weiterhin auf veraltete Vertragsmuster setzt, riskiert nicht nur Verstöße gegen das Nachweisgesetz, sondern häufig auch unwirksame Vertragsklauseln.

Warum viele Arbeitsverträge trotz vollständigem Eindruck nicht den Anforderungen des Nachweisgesetzes entsprechen

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass ein Arbeitsvertrag rechtlich ausreichend ist, wenn die wesentlichen Eckdaten des Arbeitsverhältnisses geregelt sind. Tatsächlich finden sich Angaben wie die Namen und Anschriften der Vertragsparteien, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Vergütung oder Urlaubsansprüche bereits in nahezu jedem Arbeitsvertrag.

Das Nachweisgesetz verlangt jedoch deutlich mehr. Gerade bei älteren Vertragsmustern fehlen häufig Angaben zur Dauer einer Probezeit, zu Überstundenregelungen, zu Ruhepausen und Ruhezeiten, zu Schichtsystemen, zu Fortbildungsansprüchen, zur betrieblichen Altersversorgung oder zum bei einer Kündigung einzuhaltenden Verfahren. Auch Hinweise auf die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage sind in älteren Vertragsmustern oftmals nicht oder nicht ausreichend enthalten.

Genau hier liegt das Risiko: Viele Arbeitsverträge wirken auf den ersten Blick vollständig, erfüllen die Anforderungen des Nachweisgesetzes aber dennoch nicht.

Beispiel Probezeit: Nicht jede Standardklausel ist wirksam

Ein gutes Beispiel ist die Probezeit.

Nach dem Nachweisgesetz muss deren Dauer ausdrücklich dokumentiert werden. Gleichzeitig hat der Gesetzgeber mit der Umsetzung der europäischen Arbeitsbedingungenrichtlinie klargestellt, dass Probezeiten bei befristeten Arbeitsverhältnissen verhältnismäßig sein müssen.

Eine Probezeit von sechs Monaten mag bei einem unbefristeten Arbeitsverhältnis üblich sein. Bei einer Befristung von nur wenigen Monaten kann dieselbe Regelung jedoch unverhältnismäßig und damit unwirksam sein.

Wer ungeprüft ältere Vertragsmuster verwendet, läuft daher Gefahr, nicht nur gegen Nachweispflichten zu verstoßen, sondern auch rechtlich unwirksame Vertragsklauseln zu vereinbaren.

Beispiel Kündigungsverfahren: Eine oft übersehene Pflicht

Besonders häufig übersehen wird die Pflicht, über das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren zu informieren.

Hierzu gehören insbesondere die geltenden Kündigungsfristen sowie der Hinweis, dass ein Arbeitnehmer eine Kündigungsschutzklage grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung erheben muss.

Gerade ältere Arbeitsverträge enthalten hierzu regelmäßig keine ausreichenden Angaben. Auch wenn ein fehlender Hinweis die Wirksamkeit einer Kündigung in der Regel nicht beeinträchtigt, kann darin ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz liegen.

Beispiel Überstunden: Alte Klauseln bergen zusätzliche Risiken

Auch bei Überstundenregelungen zeigt sich, warum Vertragsmuster regelmäßig überprüft werden sollten.

Das Nachweisgesetz verlangt inzwischen Angaben zu vereinbarten Überstunden und deren Voraussetzungen. Gleichzeitig hat die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung zahlreiche pauschale Überstundenklauseln für unwirksam erklärt.

Vertragsformulierungen, die seit Jahren unverändert verwendet werden, entsprechen daher häufig weder den gesetzlichen Nachweispflichten noch den aktuellen Anforderungen der Rechtsprechung.

Fazit

Die Einführung von Bußgeldern hat das Nachweisgesetz von einer häufig unterschätzten Formalie zu einem echten Compliance-Thema gemacht.

Arbeitgeber sollten ihre Vertragsmuster deshalb regelmäßig überprüfen und an die aktuelle Gesetzeslage anpassen. Wer weiterhin Arbeitsverträge „aus der Schublade“ verwendet, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch unwirksame Vertragsklauseln und vermeidbare arbeitsrechtliche Streitigkeiten.

Die Kosten einer rechtssicheren Vertragsgestaltung sind regelmäßig deutlich geringer als die Folgen veralteter Arbeitsverträge. Arbeitsverträge sollten daher nicht erst dann überprüft werden, wenn ein Konflikt entsteht, sondern bereits im Vorfeld an die aktuelle Gesetzeslage und Rechtsprechung angepasst werden.