Urlaubsansprüche sorgen regelmäßig für Streit - insbesondere dann, wenn Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig erkrankt sind. Viele gehen davon aus, dass Urlaub automatisch zum Jahresende oder spätestens zum 31. März des Folgejahres verfällt. Tatsächlich ist die Rechtslage deutlich komplexer geworden.

Die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat die Anforderungen an Arbeitgeber in den vergangenen Jahren erheblich verschärft.

Was Arbeitnehmer wissen sollten

Urlaub geht bei Krankheit nicht automatisch verloren

Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen einer durchgehenden Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen, wird der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich auf das Folgejahr übertragen.

Bei einer langandauernden Erkrankung verfällt dieser Urlaub regelmäßig erst 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres.

Beispiel: Der Urlaubsanspruch aus dem Jahr 2024 verfällt bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich erst zum 31. März 2026.

Der Arbeitgeber muss auf den drohenden Verfall hinweisen

Besonders wichtig für Arbeitnehmer: Urlaubsansprüche verfallen heute nicht mehr automatisch.

Nach der Rechtsprechung des EuGH muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten rechtzeitig und konkret darauf hinweisen,

• wie viele Urlaubstage noch bestehen,
• bis wann diese genommen werden können und
• dass sie andernfalls verfallen.

Unterbleibt dieser Hinweis, kann der Urlaubsanspruch bestehen bleiben.

Langzeiterkrankung schützt nicht immer vor dem Verfall

Die Rechtsprechung hat allerdings auch klargestellt, dass die 15-Monats-Frist grundsätzlich weiterhin gilt, wenn ein Arbeitnehmer während des gesamten Urlaubsjahres und darüber hinaus durchgehend arbeitsunfähig war.

Anders kann es aussehen, wenn der Arbeitnehmer zunächst gearbeitet hat und erst später im Urlaubsjahr dauerhaft erkrankt. Dann kommt es entscheidend darauf an, ob der Arbeitgeber seine Hinweis- und Mitwirkungspflichten erfüllt hat.

Für Arbeitnehmer lohnt sich daher häufig ein genauer Blick auf offene Urlaubsansprüche - insbesondere bei längeren Erkrankungen oder bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Was Arbeitgeber beachten müssen

Die Hinweispflicht ist inzwischen Pflichtprogramm

Arbeitgeber dürfen nicht darauf vertrauen, dass Urlaub automatisch verfällt.

Sie müssen ihre Arbeitnehmer aktiv über bestehende Urlaubsansprüche informieren und zur Inanspruchnahme des Urlaubs auffordern. Gleichzeitig müssen sie deutlich darauf hinweisen, wann ein Verfall droht.

Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag oder im Intranet reicht regelmäßig nicht aus.

Wer diese Pflichten nicht erfüllt, riskiert, dass Urlaubsansprüche über Jahre bestehen bleiben und später abgegolten werden müssen.

Langzeiterkrankte Arbeitnehmer besonders im Blick behalten

Gerade bei längeren Krankheitsverläufen sollten Arbeitgeber sorgfältig dokumentieren, wann und in welcher Form Hinweise auf bestehende Urlaubsansprüche erteilt wurden.

Die Entscheidungen des EuGH zeigen, dass fehlende Hinweise erhebliche finanzielle Folgen haben können. Offene Urlaubsansprüche können sich über mehrere Jahre ansammeln und bei einer späteren Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu hohen Abgeltungsansprüchen führen.

Arbeitsverträge sorgfältig gestalten

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unterscheidung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und zusätzlichem vertraglichem Urlaub.

Während für den gesetzlichen Urlaub die strengen Vorgaben der europäischen Rechtsprechung gelten, können für den vertraglichen Mehrurlaub teilweise abweichende Regelungen vereinbart werden.

Fehlt eine klare Differenzierung, besteht das Risiko, dass die arbeitnehmerfreundlichen Grundsätze auch auf den zusätzlichen Urlaub Anwendung finden.

Fazit

Die aktuelle Rechtsprechung hat die Voraussetzungen für den Verfall von Urlaubsansprüchen grundlegend verändert. Heute kommt es häufig weniger auf den bloßen Zeitablauf als auf die ordnungsgemäße Erfüllung der Mitwirkungs- und Hinweispflichten durch den Arbeitgeber an.

Arbeitnehmer sollten daher prüfen, ob bestehende Urlaubsansprüche tatsächlich verfallen sind oder aufgrund fehlender Hinweise des Arbeitgebers noch bestehen.

Arbeitgeber wiederum sollten bereits bei der Gestaltung ihrer Arbeitsverträge sorgfältig zwischen gesetzlichem und vertraglichem Urlaub unterscheiden. Ebenso wichtig ist es, die jährlichen Hinweis- und Mitwirkungspflichten konsequent zu erfüllen und deren Erfüllung zu dokumentieren. Wer hier frühzeitig die richtigen Weichen stellt, kann spätere Streitigkeiten und erhebliche finanzielle Risiken vermeiden.